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É possível automatizar o Workplace?

É possível automatizar o Workplace?

Mayara Abreu

Growth Content Strategist da Botmaker na América Latina

O Workplace é uma ferramenta desenvolvida pela Meta para que empresas pudessem se comunicar internamente usando recursos muito similares aos já conhecidos pelos usuários do Facebook, como as conversas por bate-papo, o feed de notícias e os grupos definidos de acordo com uma segmentação de temas. A plataforma vai além quando o assunto é serviços exclusivos para comunicação empresarial, permitindo o gerenciamento de intranet e a integração com ferramentas de trabalho usadas no dia a dia. 

Para as empresas que já concentram sua comunicação interna pelo canal, seus benefícios, como o engajamento de colaboradores e o fortalecimento da cultura,  já estão claros. Mas ainda há um próximo passo que é possível dar rumo a uma comunicação mais otimizada: a automatização de processos e interações com um chatbot.  

Neste artigo, vamos explorar mais detalhes sobre o que é o Workplace, como ele pode ser utilizado e quais processos podem ser automatizados para facilitar a rotina de todos os colaboradores de uma empresa. 

O que é o Workplace?

O Workplace, originalmente chamado de Facebook Workplace, foi criado em 2016 para ser uma variação da rede social para negócios. Cada colaborador tem seu próprio perfil, e só é possível entrar em contato direto com outras pessoas que trabalham no mesmo lugar que você. Se a sua empresa é global e há apenas um Workplace para todas as filiais, por exemplo, você encontrará todos os colaboradores de todas as partes do mundo ali também. 

Em termos visuais e de navegação, as semelhanças com o Facebook original são enormes. Isso permite uma adaptação muito mais rápida dos usuários se compararmos com outras ferramentas, afinal, já estão familiarizados com a rede. Por isso, um treinamento não seria necessário caso sua empresa queira começar a usá-lo agora.

O Workplace também busca ser uma plataforma muito democrática, principalmente por permitir que todos possam interagir, comentar e postar com a mesma liberdade, do estagiário ao CEO. Dentro da comunidade criada pela empresa, é possível dar ideias de melhorias, participar de decisões e eventos e até acessar as informações e as conversas por qualquer dispositivo e de qualquer lugar. 

Como o Workplace funciona?

O Workplace conta com recursos para aumentar a produtividade dos colaboradores e, principalmente, para melhorar a comunicação entre todos da companhia. Os colaboradores têm a possibilidade de compartilhar informações públicas ou restritas a pessoas ou grupos criados para assuntos específicos. 

A plataforma permite a interação através de dois tipos de conteúdo:

  • Posts: neste caso, o usuário escreve textos, publica fotos, arquivos ou vídeos para um grupo restrito ou para todos os usuários, divulgando novidades, resultados e outros assuntos que podem ser interessantes e relevantes para o público selecionado;
  • Chats: outra forma de interagir com as pessoas é por meio do bate-papo. Nele, também é possível selecionar se você quer falar com um usuário em específico ou com um grupo de pessoas. É uma boa possibilidade para assuntos sensíveis ou confidenciais.

Recursos do próprio Workplace

Agora que você já sabe de que formas o Workplace permite que as interações sejam feitas, é hora de conhecer mais a fundo como a comunicação interna pode ser feita com diversas funcionalidades para alavancar a integração de seus colaboradores.

Grupos

Como já mencionado, o uso de grupos segmentados é uma excelente solução para dividir os times e até os assuntos que serão falados em cada espaço. Você pode ter um grupo específico para falar de novidades do setor do negócio, atualizações do RH, aniversariantes do dia, apresentação de novos ingressantes, ativações de endomarketing e muito mais.

As publicações podem ser programadas para o melhor horário de engajamento e as de maior relevância podem ser fixadas no topo. Os usuários dentro de cada grupo também podem reagir e comentar as publicações feitas.

Transmissões ao vivo

O Workplace dá o espaço necessário para a realização de eventos internos, destinados à empresa inteira ou a um grupo específico. As transmissões podem ser feitas por um smartphone ou computador e também existem recursos próprios, além de reação e comentários.

Os organizadores dos eventos podem transmitir suas telas, muito importante para quando há uma apresentação de slides ou reprodução de conteúdos. Além disso, é possível fazer enquetes, abrir espaço para perguntas e respostas, gerar legendas automáticas durante a reprodução no idioma nativo ou traduzido (para o caso de empresas globais) e analisar as métricas de engajamento daquela transmissão.

Biblioteca de conhecimento

Ter um repositório de documentos e materiais importantes para o seu negócio é uma excelente estratégia para que todos os colaboradores estejam na mesma página. Com as bibliotecas de conhecimento do Workplace, as informações ficam mais acessíveis e podem ser usadas por qualquer pessoa e de qualquer dispositivo. 

Se você usar outra intranet externa, o Workplace permite a integração de forma simplificada e unificando canais diferentes dentro de um só espaço. Mas, para criar um espaço de conteúdos diretamente na plataforma, não há necessidade de programação e nem suporte técnico. Há modelos simples e intuitivos para adicionar os textos e conteúdos ricos adicionais.

É possível automatizar o Workplace?

Se a comunicação interna do seu negócio já está unificada e centralizada dentro do Workplace, agora é a hora de dar o próximo passo para transformar a maneira como as pessoas conversam e interagem no canal. Segundo a própria Meta, há duas possibilidades de automatização para o Workplace: uma conexão com ferramentas já usadas no dia a dia ou uma integração personalizada.

Para conectar as ferramentas usadas pela sua empresa, já existem diversas integrações disponíveis e prontas para serem feitas com o auxílio do time de TI ou com os responsáveis por tecnologia na empresa. Entre algumas das possibilidades, estão o OneDrive, o Google Workspace, o Zoom e o Salesforce. 

Ferramentas de segurança externas ao Workplace e integrações personalizadas também podem ser adicionadas com Webhooks e Graph API. As integrações personalizadas ajudam no armazenamento de informações para um provedor interno da empresa e podem servir como backup de publicações.

Uso de chatbots

Outro uso para as integrações personalizadas é a ativação de chatbots. Dados do Workplace contam que as taxas de engajamento com os colaboradores são 16% maiores quando há um robô de conversa disponível para interagir sempre que for necessário. 

Os bots podem ser usados tanto em grupos como em bate-papo. É preciso definir permissões que vão direcionar os serviços do bot mais corretamente, de acordo com a necessidade de automação da sua empresa. Para ver todas as especificações técnicas da Meta, acesse este link.

Em grupos, eles fazem publicação de conteúdo, respondem a perguntas frequentes e podem até ser programados para ações específicas quando recebem alguma menção em uma publicação. No chat, podem orientar o processo completo de onboarding, fazer pesquisas de satisfação e até funcionar como lembretes de eventos e reuniões. 

A Botmaker é uma empresa parceira da Meta para o desenvolvimento de chatbots personalizados conforme as demandas do seu negócio. É possível automatizar processos de RH e de help desk, como a reserva de agenda ou sala, e agendamento de férias ou reuniões, e até fornecer um suporte completo respondendo às perguntas mais frequentes de seus colaboradores, direcionando para os links, grupos e canais adequados. 

Se a sua intenção é ter um bot para toda a jornada de onboarding, feedbacks ou pesquisas de satisfação internas, otimizar o tempo das equipes de RH e help desk, conheça mais sobre a integração nativa da Botmaker com o Workplace.

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