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O que é chatbot e para que serve

O que é chatbot e para que serve

Carlos Sanchez

Jornalista

Conhecer diferentes tendências no universo da tecnologia é um passo importante para saber o que você pode incorporar em sua empresa para atualizar e otimizar processos, além de ter sucesso com uma nova iniciativa. Diante disso, entender mais e melhor sobre o que são os chatbots pode ser um passo interessante para o seu negócio.

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Já aconteceu de você precisar entrar em contato com uma empresa e a primeira parte do atendimento ser conduzida por mensagens automáticas, como se estivesse conversando com um robô? Em alguns casos, apenas essa ferramenta de comunicação é o suficiente para resolver um problema, solucionar uma dúvida ou receber uma informação relevante.

Esse é um simples exemplo de como o chatbot atua e da forma que esse recurso já faz parte do dia a dia de diversas pessoas, mesmo que ainda não tenham se dado conta.

Abaixo, vamos te contar em detalhes como essa ferramenta de automação pode ajudar a ter ainda mais sucesso nos negócios com mensagens instantâneas para seus usuários.


O que é chatbot?

De maneira simples, o chatbot pode ser entendido como um robô de comunicação. Trata-se de um recurso que utiliza uma série de tecnologias refinadas para automatizar funções relacionadas ao atendimento a clientes, integração entre equipes e várias outras atividades que envolvam a fala e a compreensão de frases.

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O surgimento desse tipo de ferramenta se deu graças aos avanços nos estudos da Inteligência Artificial. Atualmente, é cada vez mais fácil encontrar sistemas inteligentes e capazes de reproduzir tarefas, desde as mais comuns até as mais complexas, com níveis de cognição parecidos com os dos humanos.

O chatbot é apenas um exemplo disso. Alguns sistemas são tão bem elaborados que a sensação que passam é a de conversar com uma pessoa real, como é o caso das assistentes virtuais, que trocam mensagens de voz com seus usuários. Não é à toa que as empresas investem cada vez mais nesse tipo de tecnologia para aprimorar os processos internos.


Quais são as suas principais características?

Para saber mais sobre o que os robôs de comunicação são capazes de fazer por você, preparamos uma lista com as principais características desse recurso digital. A lista completa vai abaixo:


Automação

Já parou para pensar que diversas tarefas que executamos no dia a dia podem ser facilmente reproduzidas por máquinas? Isso acontece, principalmente, com aquelas atividades que apresentam um padrão de repetição e que podem levar um longo tempo para serem executadas, como respostas de perguntas frequentes, captação de dados e mais.

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Os chatbots são sistemas inteligentes e que, dependendo da construção do software, podem lidar com um volume de dados bem maior que o cérebro humano, dentro de um intervalo de tempo infinitamente menor. Desse modo, torna-se mais fácil automatizar diversas tarefas do dia a dia da empresa.


Aprendizado

Conhece uma tendência da indústria tecnológica chamada Machine Learning? O Aprendizado de Máquina é mais um sucesso atualmente, tendo em vista que também repete processos cognitivos semelhantes aos dos humanos.

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Os recursos de Aprendizado de Máquina podem ser incorporados aos chatbots e, dessa forma, os sistemas também aprendem padrões e otimizam o funcionamento constantemente. Os chatbots podem se retroalimentar com as respostas recebidas e identificar padrões futuramente, quando receberem interações similares.


Facilidade de integração interna

Interligar diferentes setores ou equipes dentro de uma empresa, por meio de apenas um canal de comunicação, ajuda a passar as informações corretas, sem desviar o foco e evitando erros de comunicação. Desse modo, a produtividade interna aumenta, assim como também há redução em falhas operacionais. O time de recursos humanos, por exemplo, pode ter o suporte de um bot para o agendamento de férias, responder a dúvidas sobre benefícios da empresa e mais.

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O chatbot é um exemplo de ferramenta que pode ser facilmente incorporada em uma empresa para conectar suas diferentes áreas. Assim, garante-se uma boa comunicação na empresa como um todo, sem deixar que alguém receba informações diferentes das oficiais, além de dar mais tempo para questões estratégicas para as áreas responsáveis por responderem essas demandas recorrentes.


Múltiplas possibilidades de personalização

O chatbot também é um tipo de tecnologia que pode se adaptar de diferentes maneiras. Isso quer dizer que você pode deixá-lo com a cara da empresa, reforçando a identidade do negócio no mercado, tanto visualmente como no tom de voz das mensagens.

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Linguagem, expressões, logotipos, emojis, fontes, entre vários recursos visuais e de comunicação podem ser personalizados da forma que você desejar. Ou seja, é realmente como se o robô fosse parte da empresa e se esforça para atender às principais demandas e metas definidas.


Onde o chatbot pode ser aplicado?

Outra facilidade que o chatbot apresenta é a oportunidade de ser incorporado nas mais variadas funções do negócio. Desse modo, sua aplicação é bastante versátil e extensa, sendo possível fazer um melhor uso das suas funcionalidades.

A seguir, confira alguns exemplos de onde usar o chatbot dentro de uma empresa:

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Canais de atendimento ao cliente

Um dos ambientes em que os robôs de comunicação são mais utilizados é dentro dos canais de atendimento ao consumidor. Isso acontece porque, em um dia, uma enorme quantidade de pessoas pode entrar em contato com a empresa.

Na prática, os canais envolvem uma série de colaboradores para resolver as questões e prestar um atendimento de qualidade. Contudo, ao aplicar o chatbot para replicar essa função, apenas um robô é capaz de atender a diversos clientes ao mesmo tempo.

Pode ser que as funções do chatbot sejam limitadas para resolver problemas complexos. No entanto, a ferramenta já ajuda no atendimento inicial, por exemplo, direcionando cada cliente para o setor mais apropriado para resolver as questões que apresentaram. Além disso, quando as tarefas a serem realizadas são simples, o próprio robô consegue finalizar o atendimento ao oferecer soluções para os problemas de forma rápida, eficiente e segura.


Sistemas de agendamento

Lembra que o sistema de chatbot tem uma grande utilidade para lidar com tarefas com pouca complexidade? Consultar a agenda e verificar horários disponíveis é um exemplo disso.

Apesar de ser uma atividade simples, no dia a dia, isso pode tomar um longo tempo dos profissionais. Por isso, automatizar essa função é uma maneira de otimizar a rotina e diminuir a demanda dos colaboradores.

Para empresas que trabalham com agendamento para visita dos clientes, o chatbot se mostra como um excelente assistente. Além disso, o sistema pode ser programado para enviar lembretes ao público quando a data se aproximar, reagendar para uma data mais apropriada e muito mais.

Dessa forma, o chatbot não só ajuda a marcar um horário como também colabora para a diminuição de absenteísmo ou assiduidade do público, justamente por enviar mensagens solicitando a confirmação da presença.


Ações de marketing e vendas

O setor que se preocupa em atrair mais clientes e fechar negócio com o público também é beneficiado com o chatbot. Por meio da ferramenta, é mais viável anunciar descontos, dar início ao processo de atendimento, tirar dúvidas e muitas outras funções.

Ao utilizar uma linguagem alinhada com a proposta do negócio, as estratégias tendem a se tornar ainda mais eficientes. Dessa forma, é possível utilizar boas práticas de marketing dentro do negócio e, com isso, garantir um aumento das vendas.

O chatbot também é excelente para realizar um atendimento pós-venda. Assim, a empresa pode saber como foi a experiência do cliente, solucionar problemas e convidar para que retornem, principalmente nas épocas em que há divulgação de promoções e descontos. Consequentemente, as chances de fidelização aumentam.


Plataformas de ensino online

A área da educação também é beneficiada com o uso do chatbot. O recurso, inclusive, pode ser incorporado nas plataformas de ensino virtual, intermediando o contato com professor, instituição de ensino, monitor ou outros alunos.

A própria ferramenta pode ser utilizada para responder dúvidas e resolver problemas simples, como dificuldades de login, anúncio de instabilidade na plataforma, lembretes de datas de prova, entre outras possibilidades.


Quais as vantagens de usar o chatbot nas empresas?

Que tal conferir também alguns dos principais benefícios associados ao uso de um recurso como o chatbot para empresas? Adiantamos que a lista de pontos positivos é enorme e valem para qualquer tipo de negócio.

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Otimização de tempo

Automatizar tarefas já é uma medida que ajuda a gastar muito menos tempo em uma atividade do que o normal. No entanto, com ferramentas tecnológicas refinadas, com o uso de Inteligência Artificial, as vantagens são ainda maiores.

Afinal, um sistema bem elaborado é capaz de processar um maior volume de dados em um intervalo ainda menor. Dessa maneira, é possível aproveitar todo esse tempo extra para se empenhar em atividades mais complexas, como aprimorar a qualidade dos atendimentos e oferecer diferenciais ainda mais relevantes para a empresa.


Captação e armazenamento de dados

Falando em dados, o chatbot também é capaz de reunir e armazenar informações que podem ser úteis para a empresa. Para quem lida diretamente com o cliente final, essa é uma excelente maneira de conhecer melhor o consumidor, uma estratégia fundamental para as ações de marketing.

Vale destacar a importância do Termo de Consentimento e um documento com as Políticas da Empresa para coletar dados do público. De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), cada consumidor tem o direito de autorizar ou não a captação e o processamento de suas informações pessoais.

Além disso, é direito do cliente saber o que a empresa pretende fazer com o conteúdo coletado e de solicitar a exclusão dos dados a qualquer momento. Desse modo, basta informar todas essas questões antes do uso do chatbot e solicitar aos consumidores que aceitem ou não esses critérios.


Disponibilidade 24 horas

Outro grande diferencial do chatbot é a possibilidade de utilizá-lo a qualquer momento do dia. Afinal, trata-se de um sistema virtual e que pode ficar ativo 24 horas por dia e em todos os dias da semana. Desse modo, os clientes podem receber atendimento ou solicitar os serviços desejados quando quiserem.

Esse é mais um fator que oferece otimização dos processos, tendo em vista que não há a necessidade de trabalho em horário comercial. Caso seja necessário encaminhar o cliente para um determinado setor, com atendimento humano, é possível cadastrar o horário previsto para que a empresa retorne o contato.

Além disso, o negócio pode ter acesso à ordem de chegada dos pedidos de atendimento e solucionar um por um, com muito mais facilidade, organização e eficiência.


Economia

É praticamente impossível discordar que os recursos digitais oferecem mais economia para um negócio. É claro, existem custos relacionados aos investimentos em plataformas virtuais e tendências tecnológicas. No entanto, a longo prazo, essas mesmas ferramentas são capazes de reduzir gastos e otimizar o planejamento financeiro das empresas.

No caso do chatbot, isso é ainda mais visível. Por exemplo, como visto, um mesmo sistema é capaz de auxiliar nas responsabilidades de vários colaboradores. Dessa forma, o negócio precisa de menos colaboradores disponíveis para funções mais mecânicas de um determinado setor, sendo possível economizar tempo e equipe nesse aspecto.

Além disso, vale a pena ressaltar que o chatbot auxilia na diminuição de falhas de comunicação, interna e externamente. A redução de erros é mais um fator que contribui para a economia organizacional, tendo em vista que não é necessário desembolsar valores para a solução de problemas ou outras questões financeiras envolvidas, como descontos, envios extras de produtos, etc.


Automatização de processos

Um dos principais critérios que influenciam o sucesso de um negócio é a produtividade interna. Focar em construir uma rotina equilibrada e eficiente faz toda a diferença para que uma empresa consiga se destacar no nicho em que atua.

Afinal, é por meio do trabalho interno que uma organização desempenha que os resultados externos aparecem. Com um setor de marketing de qualidade, por exemplo, é possível atrair o público com mais eficácia. Já o segmento de logística bem estruturado proporciona a satisfação dos clientes e a pontualidade.

Diante desse contexto, ter uma rotina automatizada, principalmente com o chatbot, é mais um ponto que pode contribuir para o desenvolvimento sustentável de um negócio. Com processos sendo realizados automaticamente e de forma eficiente, tudo flui de acordo com o planejado. Inclusive, torna-se possível identificar potenciais erros com antecedência e preveni-los.


Aumento da qualidade dos serviços

Quando as atividades estão programadas para acontecer sem tanta interferência humana, os profissionais têm a oportunidade de focar na qualidade da execução das tarefas.

É por essa razão que saber o que é e para que serve um chatbot nas empresas contribui significativamente para o aumento da qualidade dos serviços. E os resultados disso, é claro, refletem-se em:

  • satisfação dos clientes, em notas de NPS e CSAT;
  • melhores tempos de resposta;
  • mais vendas;
  • aumento da lucratividade;
  • eficiência organizacional;
  • tendência ao crescimento do negócio.

Com tantos benefícios associados aos chatbots, esse recurso está em alta e é aplicado nas mais variadas atividades de uma empresa. Portanto, vale a pena aderir a essa tendência e desfrutar de todas essas vantagens em seu negócio.

Gostou da ideia? Então é hora de dar mais um passo para o sucesso da sua empresa. Conheça os serviços da Botmaker e veja como nossas soluções podem ajudar a otimizar a rotina do seu negócio.

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