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¿Es posible automatizar Workplace?

¿Es posible automatizar Workplace?

Mayara Abreu

Growth Content Strategist de Botmaker en Latinoamérica

Workplace es una herramienta desarrollada por Meta para que las empresas puedan comunicarse internamente utilizando recursos muy similares a los que ya conocen los usuarios de Facebook, como las conversaciones de chat, el feed de noticias y los grupos definidos según segmentación de temas. La plataforma va más allá en lo que se refiere a servicios exclusivos para la comunicación empresarial, permitiendo la gestión de la intranet y la integración con las herramientas de trabajo que se utilizan en el día a día. 

Para las empresas que ya concentran su comunicación interna a través del canal, sus beneficios, como el compromiso de los empleados y el fortalecimiento de la cultura, ya son claros. Pero todavía se puede lograr una comunicación más optimizada: la automatización de procesos e interacciones con un chatbot.  

En este artículo, exploraremos más detalles sobre qué es Workplace, cómo se puede utilizar y qué procesos pueden automatizarse para facilitar la rutina de todos los empleados de una empresa.  

¿Qué es Workplace?

Workplace, originalmente llamado Facebook Workplace, fue creado en 2016 como una variación de la red social para negocios. Cada colaborador tiene su propio perfil, y solo es posible ponerse en contacto directo con otras personas que trabajan en el mismo lugar que tú. Si tu empresa es global y solo hay un Workplace para todas las sucursales, por ejemplo, también encontrarás a todos los empleados del mundo. 

En términos visuales y de navegación, las similitudes con la versión original de Facebook son enormes. Esto permite que los usuarios se adapten mucho más rápido en comparación con otras herramientas, ya que están familiarizados con la red. Por eso, no sería necesario un entrenamiento si tu empresa quiere empezar a utilizarlo ahora.

Workplace también busca ser una plataforma muy democrática, principalmente porque permite que todos interactúen, comenten y publiquen con la misma libertad, desde el pasante hasta el CEO. Dentro de la comunidad creada por la empresa, es posible dar ideas de mejora, participar en decisiones y eventos e incluso acceder a información y conversaciones desde cualquier dispositivo y lugar.

¿Cómo funciona Workplace?

Workplace dispone de recursos para aumentar la productividad de los empleados y, sobre todo, para mejorar la comunicación entre todas las personas de la empresa. Los colaboradores tienen la posibilidad de compartir información pública o restringida con personas o grupos creados para temas específicos. 

La plataforma permite la interacción a través de dos tipos de contenidos:

  • Posts: en este caso, el usuario escribe textos, publica fotos, archivos o videos para un grupo restringido o para todos los usuarios, divulgando novedades, resultados y otros temas que pueden ser de interés y relevancia para el público seleccionado.
  • Chats: otra forma de interactuar con las personas es a través del chat. En él también puedes seleccionar si quieres hablar con un usuario específico o con un grupo de personas. Es una buena posibilidad para asuntos sensibles o confidenciales.

Recursos propios de Workplace

Ahora que ya sabes cómo Workplace permite realizar interacciones, es el momento de conocer más a fondo cómo se puede realizar la comunicación interna con diferentes funcionalidades para potenciar la integración de tus empleados.

Grupos

Como ya se mencionó, el uso de grupos segmentados es una excelente solución para dividir los equipos e incluso los temas que se tratarán en cada espacio. Puedes tener un grupo específico para hablar sobre noticias del sector del negocio, actualizaciones de RRHH, cumpleaños del día, presentación de nuevos empleados, activaciones de endomarketing y mucho más.

Las publicaciones se pueden programar según la conveniencia horaria de los colaboradores y la relevancia de dichas publicaciones. Los usuarios dentro de cada grupo también pueden agregar reacciones y comentarios a las publicaciones realizadas.

Transmisiones en vivo

Workplace brinda el espacio necesario para realizar eventos internos, dirigidos a toda la empresa o a un grupo específico. Las transmisiones se pueden hacer a través de un smartphone o una computadora y también existen recursos propios, además del agregado de reacciones o comentarios.

Los organizadores de los eventos pueden transmitir sus pantallas, muy importante para cuando hay una presentación o reproducción de contenido. Además, es posible realizar encuestas, abrir espacio para preguntas y respuestas, generar subtítulos automáticos durante la reproducción en el idioma nativo o traducido (en el caso de empresas globales) y analizar las métricas de participación de esa transmisión.

Biblioteca de conocimiento

Tener un repositorio de documentos y materiales importantes para tu negocio es una excelente estrategia para que todos los empleados estén en sintonía. Con las bibliotecas de conocimiento de Workplace, la información es más accesible y utilizable por cualquier persona y desde cualquier dispositivo. 

Si utilizas otra intranet externa, Workplace permite la integración de forma simplificada y unificando diferentes canales en un mismo espacio. Asimismo, para crear un espacio de contenido directamente en la plataforma, no se necesita programación ni soporte técnico. Hay modelos simples e intuitivos para agregar textos y contenido enriquecido adicionales.

¿Es posible automatizar Workplace?

Si la comunicación interna de tu negocio ya está unificada y centralizada en Workplace, ahora es el momento de dar el siguiente paso para transformar la forma de hablar e interactuar de las personas en el canal. Según Meta, existen dos posibilidades para automatizar Workplace: una conexión con herramientas que ya se utilizan diariamente o una integración personalizada. 

Para conectar las herramientas que utiliza tu empresa, ya hay varias integraciones disponibles y listas para ser realizadas con la ayuda del equipo de TI o los responsables de tecnología de la empresa. Entre algunas de las posibilidades están OneDrive, Google Workspace, Zoom y Salesforce. 

Las herramientas de seguridad externas a Workplace y las integraciones personalizadas también se pueden agregar con Webhooks y Graph API. Las integraciones personalizadas ayudan a almacenar información para un proveedor interno de la empresa y pueden servir como backup de publicaciones.

Uso de chatbots

Otro uso de las integraciones personalizadas es habilitar los chatbots. Datos de Workplace dicen que las tasas de participación de los empleados son un 16% más altas cuando hay un chatbot disponible para interactuar siempre que sea necesario. 

Los bots se pueden usar tanto en grupos como en el chat. Es necesario definir los permisos que dirigirán los servicios del bot de manera más correcta, de acuerdo con las necesidades de automatización de tu empresa. Para ver todas las especificaciones técnicas definidas por Meta accede a este link

En grupos, los chatbots publican contenido, responden preguntas frecuentes e incluso pueden programarse para realizar acciones específicas cuando reciben alguna mención en una publicación. En el chat, pueden guiar todo el proceso de onboarding, realizar encuestas de satisfacción y hasta funcionar como recordatorios de eventos y reuniones. 

Botmaker es una empresa aliada con Meta para desarrollar chatbots personalizados según las exigencias de tu negocio. Es posible automatizar procesos de RRHH y help desk, como reservar una agenda o sala, y programar vacaciones o reuniones, e incluso brindar un soporte completo respondiendo las preguntas más frecuentes de tus empleados, dirigiéndolos a los links, grupos y canales. 

Si tu intención es tener un bot para todo el proceso de onboarding, feedbacks o encuestas de satisfacción internas, optimizar el tiempo de los equipos de RRHH y help desk, descubre más sobre la integración nativa de Botmaker con Workplace.

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